W Polsce sprzedaż nieruchomości jest czynnością prawną przeprowadzaną przez notariusza. Brak choćby jednego dokumentu może opóźnić lub zablokować całą transakcję — dlatego warto przygotować je odpowiednio wcześniej.
Podstawowym obowiązkiem sprzedającego jest udowodnienie że jest właścicielem nieruchomości którą chce sprzedać. Tytuł własności to zazwyczaj poprzedni akt notarialny, ale może też być postanowienie sądu o nabyciu spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia. Jeśli nieruchomość pochodzi ze spadku lub darowizny, wymagane jest zaświadczenie z urzędu skarbowego potwierdzające że wszystkie podatki zostały uregulowane lub że podatek się przedawnił. Dotyczy to nabyć po 2007 roku — wcześniejsze są zwolnione z tego wymogu. Urząd skarbowy przed wydaniem zaświadczenia wymaga złożenia formularza SD-Z2, co może wydłużyć cały proces.
Dokumenty potwierdzające tytuł własności w zależności od sytuacji to: akt notarialny nabycia nieruchomości na rynku pierwotnym lub wtórnym; przydział lokalu mieszkalnego; zaświadczenie o przekształceniu spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu w spółdzielcze własnościowe prawo; akt darowizny; akt poświadczenia dziedziczenia; postanowienie sądu o nabyciu spadku.
Jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką, wymagane jest zaświadczenie o saldzie zadłużenia lub dokument potwierdzający całkowitą spłatę i zezwalający na wykreślenie wpisu. Hipotekę może mieć wpisaną nie tylko bank ale też firma lub osoba fizyczna. Sprawdź dział IV księgi wieczystej.
Przy sprzedaży działki wymagane są dokumenty urzędowe: zaświadczenie o braku objęcia działki uproszczonym planem urządzenia lasu; zaświadczenie o braku obszarów rewitalizacji; zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w MPZP lub studium; wypis i wyrys z ewidencji gruntów; kopia mapy zasadniczej; zgoda Dyrektora KOWR na nabycie nieruchomości rolnych powyżej 1 ha przez osobę niebędącą rolnikiem.
Mapa zasadnicza identyfikuje uzbrojenie terenu — linie energetyczne, sieć gazową, kanalizację, budowle naziemne. Mapa ewidencyjna pokazuje granice, numery działek i użytki. Wypis z rejestru gruntów zawiera klasy bonitacyjne. Zaświadczenie o braku planu urządzenia lasu rozwiewa wątpliwości co do charakteru gruntu.
Brak konkretnego dokumentu może uniemożliwić zawarcie aktu — warto zadbać o komplet z odpowiednim wyprzedzeniem lub uwzględnić terminy ich uzyskania w umowie przedwstępnej.